EndNote > Filtres et importation

Étapes de la première interrogation

1. Faire Edit ➞ Connection Files ➞ New Connection…
2. Cliquer sur Connection Settings.
3. Remplir le formulaire selon ce qui suit :

       4. Faire File ➞ Save As… et sauvegarder le fichier Polytechnique Montreal.enz

Étapes de recherche à répéter à chaque interrogation

1. Cliquer sur le globe terrestre Online Search Mode (Temporary Library) dans la barre de navigation.

   

2. Faire Tools ➞ Online Search… et choisir Polytechnique Montreal.
3. Exécuter votre recherche et sélectionner les références que vous désirez importer dans votre banque EndNote.
4. Cliquer le bouton droit de la souris sur les références sélectionnées, choisir Copy References To et puis sélectionner la banque dans laquelle vous souhaitez copier vos références.
5. Cliquer sur le bouton Integrated Library & Online Search Mode (livres et globe terrestre) pour revenir à votre banque EndNote.

   

6. Dans la fenêtre qui apparaîtra, choisir OK.
7. Dans la colonne de gauche, sélectionner Copied References et faire Tools ➞ Change/Move/Copy Fields… ; à l’onglet Change Fields choisir le champ Name of Database et remplacer le champ entier par Catalogue Polytechnique.

Notes :

• Après l’importation, assurez-vous que vos références figurent dans le bordereau correspondant au bon type de document.
• Pour les livres, supprimer les informations dans le champ Number of Pages et dans le champ Edition conserver seulement les données numériques (ex. : remplacer « 5e éd. » par « 5 »).

 Importation indirecte à l’aide du filtre ABI INFORM PolyMTL

1. Exécuter votre recherche et sélectionner les références pertinentes.
2. Choisir ...Plus ➞ Format RIS (fonctionne avec EndNote, Citavi, etc.).
3. Cliquer sur Continuer et enregistrer le fichier sous le nom voulu.
4. Dans EndNote : choisir File ➞ Import ➞ File... et récupérer le fichier.
5. À la ligne Import Option, sélectionner le filtre ABI INFORM PolyMTL et faire Choose.
6. À la ligne Duplicates, sélectionner Import all, à Text Translation choisir No Translation et cliquer sur Import.
7. Sélectionner les références importées. Faire Tools ➞ Change/Move/Copy Fields... ; à l’onglet Change Fields choisir le champ Name of Database et remplacer le champ entier par ABI/INFORM Complete.

Notes :

• Si dans le texte complet d’une référence il y a un DOI, l’inscrire dans le champ DOI.
• Maintenir un seul lien dans le champ URL si plusieurs liens ont été importés.
• Supprimer « http://dx.doi.org/ » au début du champ DOI et conserver juste l’identifiant. Ex. : Conserver seulement « 10.1586/erp.11.83 » d’un DOI qui a été transféré comme suit : « http://dx.doi.org/10.1586/erp.11.83 ».

 Importation indirecte à l’aide du filtre EIVillage_Compendex-Inspec PolyMTL

1. Faire votre recherche et sélectionner les références pertinentes.
2. Cliquer sur la flèche , puis choisir Location: My PC, Format: EndNote (RIS, Ref. Manager) et enregistrer ce fichier .RIS en cliquant sur Download record(s).
3. Dans EndNote : choisir File ➞ Import ➞ File... et récupérer le fichier .RIS.
4. À la ligne Import Option, sélectionner le filtre EIVillage_Compendex-Inspec PolyMTL; à la ligne Duplicates, sélectionner Import all, à Text Translation choisir No Translation et cliquer sur Import.
5. Vos références seront dans le groupe Imported References en plus d’avoir été ajoutées au groupe All References.
6. Sélectionner les références importées. Faire Tools ➞ Change/Move/Copy Fields... ; à l’onglet Change Fields choisir le champ Name of Database et remplacer le champ entier par Compendex ou Inspec.

Notes :

• Corriger les titres de revues dont le caractère « & » a été transformé en « & ».
• Corriger Conference Location si le champ contient le lieu de publication de la conférence plutôt que la localité où la conférence a eu lieu (Ex. : Piscataway, NJ, USA est le lieu de publication des conférences IEEE). Conference Location doit inclure seulement la ville et la province ou l’état (pour le Canada et les États-Unis) ou la ville et le pays (pour d’autres pays) (Ex. : P.O. Box et l’adresse postale ne sont pas nécessaires).
• Éliminer « Proceedings of » du champ Conference Name.
• Parfois, le commanditaire (sponsor) d’une conférence est transféré dans Pages et il doit être supprimé.
• S’il y a lieu, compléter Year of Conference, Conference Name et Conference Location en utilisant les informations qui se retrouvent dans le champ Notes ou en consultant la description détaillée de la référence dans Compendex/Inspec (Detailed) et le document respectif en PDF.
• Si vous avez effectué la recherche dans les deux banques en même temps, assurez-vous d’éliminer les doublons après chaque importation puisque les deux banques ont des références en commun.

 Importation directe

1. Ouvrir la banque EndNote où les références doivent être importées.
2. Faire votre recherche et sélectionner vos références à exporter.
3. Cliquer sur Save to EndNote desktop ➞ Full Record.
4. Les références sont téléchargées directement dans la banque EndNote. Vous obtiendrez ainsi les codes de classification internationale dans le champ Keywords.
5. Sélectionner les références importées. Faire Tools ➞ Change/Move/Copy Fields... ; à l’onglet Change Fields choisir le champ Name of Database et remplacer le champ entier par Derwent Innovations Index.

Notes :

• Vérifier attentivement les données transférées en comparant les champs EndNote avec le brevet dans Derwent.
• Après l’importation, les champs Application Number, Date et Patent Number peuvent contenir plusieurs données, pour chaque pays où le brevet a été publié ou délivré. Conserver les données pour le brevet que vous voulez citer (ex. : le brevet américain) et éliminer les données pour le même brevet dans d’autres pays. Éliminer aussi les données sans lien avec le champ respectif (Ex. : la(les) date(s) dans le champ Application Number).
• Dans le champ Year, saisir l’année où le brevet a été délivré dans le pays qui vous intéresse.

 Importation directe

1. Créer un compte Emerald et l’ouvrir.
2. Ouvrir la banque EndNote où les références doivent être importées.
3. Exécuter votre recherche. Sélectionner les références pertinentes et choisir For selected items Add to marked list. Par la suite, Emerald accède à Article Marked List.
4. Sélectionner les références dans la liste et choisir Download Citation dans le menu Select an action.
5. Sélectionner le Format EndNote, puis cliquer sur Download article citation data et ouvrir le fichier.
6. Les références sont téléchargées directement dans la banque EndNote.
7. Sélectionner les références importées. Faire Tools ➞ Change/Move/Copy Fields... ; à l’onglet Change Fields choisir le champ Name of Database et remplacer le champ entier par Emerald.

Notes :

• Éliminer les balises HTML présentes dans les titres et résumés. Par exemple, corriger les titres dont le caractère « & » a été transformé en « & ».
• Vérifier également les noms d’auteurs : l’ordre nom de famille - prénom peut être inversé.
• Certaines notices auront « http://dx.doi.org/ » dans le champ URL; remplacer cette adresse par un URL qui mène réellement vers le document.
• Éliminer « doi: » du champ DOI.

 Importation directe

1. Accéder aux Paramètres de Google Scholar.
2. Dans la section Résultats de recherche, activer la fonction Afficher les liens permettant d'importer des citations dans ➞ EndNote. Cliquer sur Enregistrer.
3. Exécuter une recherche et sous chaque résultat l’option Importer dans EndNote sera disponible. C’est possible d’importer seulement une référence à la fois. Cliquer sur le lien et une fenêtre de téléchargement s’ouvrira.
4. Choisir Ouvrir et sélectionner la banque EndNote où déposer les résultats.
5. Sélectionner les références importées. Faire Tools ➞ Change/Move/Copy Fields...; à l’onglet Change Fields choisir le champ Name of Database et remplacer le champ entier par Google Scholar.

Notes :

• Vérifiez attentivement les références importées, qui peuvent contenir beaucoup d'erreurs à cause du manque d’uniformité des références bibliographiques dans Google Scholar.
• Généralement, les références importées de Google Scholar ne contiennent pas beaucoup d’informations. Compléter les champs importants des références, comme le volume, le numéro, les pages, le DOI, le URL, le résumé, le nom de la conférence, la localité où la conférence a eu lieu, etc.

 Importation indirecte à l’aide du filtre ProQuestDT PolyMTL

1. Exécuter votre recherche et sélectionner les références pertinentes.
2. Cliquer sur ...Plus ➞ Format RIS (fonctionne avec EndNote, Citavi, etc.), puis sur Continuer et enregistrer le fichier sous le nom voulu.
3. Dans EndNote : choisir File ➞ Import ➞ File... et récupérer le fichier.
4. À la ligne Import Option, sélectionner le filtre ProQuestDT PolyMTL et faire Choose; à la ligne Duplicates choisir Import all, à Text Translation choisir No Translation et cliquer sur Import.
5. Le nom de la banque ProQuest Dissertations and Theses sera déjà dans le champ Name of Database.

Note :

• Changer le contenu du champ Thesis Type selon vos besoins, en français ou en anglais.

 Importation indirecte à l’aide du filtre PubMed (NLM) PolyMTL

1. Exécuter votre recherche et sélectionner les références pertinentes. (Si vous ne faites pas de sélection, toutes les références seront importées par défaut.)
2. Choisir Send to:; à Choose Destination sélectionner File, à Format choisir MEDLINE et à Sort by choisir Most Recent.
3. Cliquer sur Create File.
4. Dans EndNote : choisir File ➞ Import ➞ File... et récupérer le fichier .txt.
5. À la ligne Import Option, sélectionner le filtre PubMed (NLM) PolyMTL et faire Choose; à la ligne Duplicates choisir Import All, à Text Translation choisir No Translation et cliquer sur Import.
6. Sélectionner les références importées. Faire Tools ➞ Change/Move/Copy Fields...; à l’onglet Change Fields choisir le champ Name of Database et remplacer le champ entier par PubMed.

Notes :

• Le filtre de Polytechnique PubMed (NLM) PolyMTL transfère le nom complet de la revue dans Journal et son abréviation dans Alternate Journal. Pour des styles en médecine qui demandent l’abréviation du titre de la revue dans les citations, utiliser le filtre PubMed (NLM). Par son entremise, le nom complet de la revue sera importé dans le champ Alternate Journal et le nom abrégé sera dans le champ Journal.
• Vérifier le contenu du champ où le nom de la revue est complet et, s’il y a lieu, supprimer les données qui le suivent. Ex. : Pour European Spine Journal: Official Publication of the European Spine Society, garder seulement European Spine Journal.
• Vérifier aussi le contenu du champ Pages.

Connexion directe

Il est aussi possible d’importer de PubMed (Medline) des notices de qualité à travers la connexion directe. La configuration est déjà faite par défaut dans EndNote X7. Par contre, il est à noter que l’interface de recherche d’EndNote est beaucoup moins élaborée que celle de PubMed et que les résultats obtenus d’une recherche dans EndNote seront sûrement moins riches et précis.

 Importation indirecte à l’aide du filtre SciFinder (CAS) PolyMTL

1. Exécuter votre recherche. À l'affichage des résultats, limiter la recherche à la banque CAPLUS (Refine by: Database), sélectionner les références pertinentes et cliquer sur Export.
2. Dans la fenêtre Export, choisir Selected et puis Tagged Format (*.txt) sous Citation Manager. Cliquer sur Export et enregistrer le fichier sous le nom voulu.
3. Dans EndNote : choisir File ➞ Import ➞ File... et récupérer le fichier.
4. À la ligne Import Option sélectionner le filtre SciFinder (CAS) PolyMTL et faire Choose; à la ligne Duplicates choisir Import all, à Text Translation choisir ANSEL et cliquer sur Import.
5. Le nom de la banque CAPLUS sera déjà dans le champ Name of Database.

Notes :

• Vérifier que les types des références EndNote correspondent bien au type du document respectif.
• Couper le lieu (ville et pays) où s'est tenu l'événement du champ Conference Name et le coller dans le champ Conference Location. Faire la même chose avec la date de la conférence.

 Importation indirecte à l’aide du filtre Web of Science PolyMTL

1. Faire votre recherche, sélectionner vos références et cliquer sur Add to Marked List.
2. Cliquer sur Marked List. Dans la section Step 2, sélectionner tous les champs que vous souhaitez exporter. Outre les champs en gras, il est généralement intéressant d’importer les champs Abstract, Document Type, Keywords, Page count, IDS Number et Language.
3. Dans la section Step 3, choisir Save to EndNote desktop.
4. Cliquer sur Send et enregistrer le fichier.
5. Dans EndNote : choisir File ➞ Import ➞ File... et récupérer le fichier .ciw.
6. À la ligne Import Option, sélectionner le filtre Web of Science PolyMTL et faire Choose; à la ligne Duplicates choisir Import All, à Text Translation choisir No Translation et cliquer sur Import.
7. Sélectionner les références importées. Faire Tools ➞ Change/Move/Copy Fields...; à l’onglet Change Fields choisir le champ Name of Database et remplacer le champ entier par Web of Science.

Plusieurs autres bases de données permettent d’exporter des notices vers EndNote, de façon directe ou indirecte. Vous pouvez vérifier si EndNote offre déjà un filtre associé à la base de données que vous utilisez.

Quelle que soit la base de données utilisée ou le type d’importation, nous vous recommandons de toujours bien vérifier les références importées afin de vous assurer que les informations soient écrites correctement dans les bons champs.